Escrito por: Juliano Mortari*
Imagine o seguinte cenário: uma rede de franquias contrata um sistema de ERP porque foi convencida de que a implantação da solução entregaria mais agilidade à sua gestão e unificação de suas lojas.
Fatores como aumento da produtividade, redução de custos, padronização de processos, facilidade na troca de informações entre as unidades franqueadas, melhorias no controle administrativo, financeiro e contábil, agilidade na tomada de decisões, entre tantos outros, foram decisivos na escolha pela implementação do ERP na corporação.
Mas por não haver esforços direcionados à inserção da ferramenta na rotina da organização e por não ser compartilhada a importância do uso da solução com os colaboradores da rede, os resultados estão bem longe de ser o que se esperava. Dessa forma, toda a expectativa gerada quando o sistema ainda estava em fase de aprovação não foi correspondida.
Onde exatamente pode estar o erro? O que está faltando para que a diretoria e toda a equipe possam desfrutar os inúmeros benefícios prometidos?
Certamente, o que acontece em cenários como esse descrito acima é que a implantação do ERP demanda uma série de boas práticas indispensáveis para garantir as melhorias prometidas pela solução, e elas são de responsabilidade de toda a empresa.
Confira a seguir 5 boas práticas essenciais para garantir as vantagens da implantação de um ERP na gestão da corporação:
1. Envolva a equipe responsável em todo o processo
Os colaboradores que utilizarão a ferramenta devem ser incluídos no projeto desde o início da integração. Como serão eles os responsáveis pelas informações cadastradas no sistema, eles precisam estar familiarizados com a solução.
Apostar em ações de endomarketing que aproximem as franquias aos objetivos da empresa com o uso da solução é um excelente caminho para destacar a importância de todos no projeto.
2. Invista em treinamentos
Ajude a equipe a compreender o papel que cada um possui no processo. Para isso, é indispensável que os colaboradores passem por treinamentos que ensinem como utilizar a ferramenta da melhor forma e mostrem por que o sistema depende de cada um deles para que a gestão da corporação seja bem-sucedida e que os resultados possam entregar vantagens para todos.
3. Tenha pessoas-chave no projeto
A rotatividade da equipe é um fator que pode comprometer o uso ideal da ferramenta. Por isso, além de treinar os colaboradores, é preciso selecionar algumas pessoas-chave em cada unidade das franquias que tenham mais experiência na utilização da solução, de forma que possam auxiliar os novos membros e, até mesmo, motivar a acompanhar o progresso dos colaboradores já envolvidos no projeto.
4. Incentive o uso contínuo do ERP
Para que os processos internos sejam mais eficientes e a comunicação entre as áreas e franquias contribuam para o melhor andamento da corporação, o software precisa ser abastecido constantemente pela equipe. Ter as informações necessárias centralizadas em um único sistema contribui para a produtividade de todos os setores. A falta delas prejudica o andamento das atividades, o que interfere no fluxo de trabalho da organização como um todo.
Lembre-se: um dos motivos que levou à decisão da implementação do ERP foi garantir a integração de todos os setores e unidades da empresa. Portanto, deixe claro esse propósito para os colaboradores. Mesmo nos casos em que a organização conta com diversas filiais, o próprio ERP deve ser utilizado para aproximar os profissionais envolvidos na gestão do negócio.
5. Mantenha proximidade com o suporte
Ao contratar um ERP, a empresa contrata junto o suporte responsável pela atualização e manutenção do sistema. É ele que manterá a ferramenta em dia com as suas necessidades, inclusive nas questões contábeis, fiscais e financeiras. É também função do suporte manter a solução rodando perfeitamente, inclusive realizando ajustes conforme for preciso.
Ao escolher a ferramenta de ERP, é fundamental que a companhia informe-se sobre a disponibilidade e facilidade do suporte que acompanha a o sistema.
A escolha por um ERP que seja adequado às necessidades da rede de franquias é indispensável para obter os benefícios esperados na gestão do negócio. Porém é preciso ter em mente que a organização também tem suas responsabilidades para garantir os resultados desejados.
*Juliano Mortari: CEO da VarejOnline. A VarejOnline nasceu com a missão de transformar a operação de redes de franquias e lojas por meio de uma ferramenta simples e completa, garantindo eficiência na gestão e lucratividade para a empresa. Com 12 anos de mercado, 1.500 lojas cadastradas e mais de 20 mil usuários. A VarejOnline é composta pela matriz em Joinville (SC) e seis franquias posicionadas em grandes polos comerciais do país, facilitando o atendimento em todo o território nacional.